まず定款とは会社の決まり事を書いた規約みたいなものです。
記載事項に決まりがあり正しく作られていないと登記ができません。
会社が設立できないということです。
ですので登記する前に、まず定款を作成し正当な手続きにより定款が作成されたことを公証人に証明してもらう必要があるのです。
これを定款の認証といいますが公証人に手数料を５万円ほど払います。
以下は私の一般社団法人オフィスラピートのときのお話です。
手順としては
①定款を作成したら必要な添付書類をそろえて公証人役場に電話連絡し対面の事前チェックを予約します。このとき電子定款でお願いする予定も伝えておきます。
②定款、委任状、実質的支配者申告書、マイナンバーの写しなどを持参し対面でチェックを受けます。
実際、公証人役場に行くのは２回だけです。
③その後、メールや電話で、問題がないことを確認できるまで修正を繰り返します。
（文言の修正もありますが、電子署名がうまくつかないなどで、署名のやり直しなども何度も行いました。）
④公証人の確認ができると定款データに公証人の電子署名を付した、データを公証人役場に受け取りに行きます。これで認証手続きは完了です。
⑤この後、通常では司法書士に登記をお願いすることが多いようですが、（登記は本人以外は司法書士しかできないため）私は本人の資格で自分でオンライン登記申請を行いました。
そこで本題の公証人役場とはですが、怖そうなイメージがあったのですが（法務局さえも怖かった）全くそんなことはなく、本当にアットホームというと語弊がありそうですが町の相談窓口といった雰囲気でした。私は事前に公証人がどうな人なのか調べていったのですが、そもそも公証人とは裁判官、検察官、弁護士などを長年されていた方から法務大臣が任命します。
北九州市小倉の公証人役場は、入るとドラマ「うちの弁護士は手がかかる」みたいなセピア色な感じで最新のオフィス家具などなく、木の机に木の本棚に六法が入っていたようなイメージです。
ドアを開けるとすぐそこは受付及び事務所になっており、右奥に仕切りがありその奥に３名の公証人のスペースが3つあるようでした。私の担当は人のよさそうな公証人の先生とかなりベテランの女性の事務員の方でした。まずざーっと私の作ってきた定款を見てもらい、修正箇所を確認してもらい、委任状を見てもらいました。するとベテラン事務員の方がこれは普通の委任状で電子定款用は別にあるので見本を持ってきますよ。あとこれはこの様式のほうがいいですねとテキパキ教えてくださいました。
公証人の先生もベテラン事務員も事務所の中を走っているんじゃという感じでばたばた対応してくださいました。
公証人役場のお客様は士業の様な専門職のような人と、あとはおじいさん、おばあさんが多かったです。予約日時を間違えてこられたおばあさまには、公証人自ら受付に飛び出していかれ「あらら～〇〇さんの予約は明日に２時ですよ～」とお知らせに行かれてました。
「あらー明日でしたか。ごめんなさいね～あははは」
と、とにかく役場の中は大変賑やかでした。そして忙しそうでした。
ベテラン事務員さんから「これからが長いですよ」といわれた通り予想以上に長いメールでのやり取りが始まりました。
