監理支援機関は、許可基準として「育成就労外国人が十分に理解できる言語（母国語）」により適切に対応できる体制を構築しなければなりません 。具体的な要件は以下の表の通りです。
■ 相談応需体制の整備に関する要件一覧
| 項目 | 具体的な内容と措置 |
| 母国語対応 | ・外国人が使用する言語の通訳人等を常勤配置（望ましい）、または確実に連絡が取れる体制（契約・依頼）を整備すること。 |
| 夜間・休日対応 | ・SNSや通話アプリ、メール、緊急連絡先を共有し、日中・平日以外もメッセージの送受信や相談が可能な体制を構築すること。 |
| 記録と保管 | ・相談内容や対処結果を「相談対応記録書」に具体的に記載し、事業所に備え付けること。 |
| 緊急時の連絡 | ・緊急時に速やかに対応できるマニュアル（連絡体制や保護手順）を整備すること。 |
実務上の重要ポイント
1. 外国人が「十分に理解できる言語」での対応
単に日本語で話を聞くだけでは不十分です。母国語での相談を可能にするため、通訳人を確保するか、翻訳アプリ等を併用していつでも意思疎通ができる状況を作らなければなりません 。また、日本語の書類に署名を求める際も、母国語を併記することがルール化されています 。
2. 「日帰りルール」と緊急保護体制
迅速な保護を可能にするため、原則として事業所から実施場所まで、通常の業務時間内に日帰りで往復できる距離にあることが目安とされます 。
- 例外措置： 地理的事情で日帰りが困難な場合は、あらかじめ「一時的な避難先（宿泊施設等）」を具体的に指定し、緊急時に宿泊できることを担保しておく必要があります 。
3. プライバシーの確保
相談を受ける際は、相談内容や個人情報が外部（特に受け入れ企業側）に漏れないよう、プライバシーの確保に配意した体制運営が求められます 。
行政書士からのアドバイス
相談応需体制は、許可申請時の「申請書の記載事項（法第23条第2項）」にも含まれる重要な項目です 。 申請の際には、実際に通訳人とどのような契約を結んでいるか、緊急時のマニュアルは整備されているかといった実態が厳しく確認されます 。既存の監理団体様は、従来の相談窓口が「24時間・母国語・緊急時対応」という新基準を満たしているか、早急に点検・強化することをお勧めいたします。
※本解説は、「第5章 監理支援機関の許可等」の記載内容に基づいています 。詳細な運用については、今後公表される参考様式等も併せてご確認ください 。
