【実務担当者必見】特定技能の「定期届出」完全ガイド！書き方から注意点まで徹底解説
特定技能外国人を受け入れている企業には、年に一度、受入れ状況や労働条件を報告する**「定期届出」**が義務付けられています。「何をいつ出せばいいの？」「計算方法が難しい…」とお悩みの担当者の方も多いのではないでしょうか。
今回は、最新の作成要領に基づき、図解や記載例を交えてわかりやすく解説します！
1. 定期届出の基本ルール
まずは「いつ」「どこに」「どうやって」出すのかを確認しましょう。
- 提出期間： 毎年 4月1日〜5月31日
- 報告対象期間： 前年度の 4月1日〜3月31日
- 提出先： 管轄の地方出入国在留管理局
- 提出方法： 「電子届出システム」が推奨されています（添付書類の一部省略が可能になるため） 。郵送や持参も可能です 。
※ 事前の利用者登録は、下のサイトから行えます。 （https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/i-ens_index.html）
【注意！】1日でも受入れがあれば提出が必要 対象期間中に1日でも特定技能外国人が在籍していれば、届出が必要です 。逆に、期間中に一度も受入れがなかった場合は提出不要です 。
2. 届出書の構成と主な記載項目
定期届出は、主に以下の構成になっています。
| 項目 | 記載内容のポイント |
| 1. 届出対象期間 | 原則「〇年4月1日〜〇年3月31日」と記載 。 |
| 2. 所属機関情報 | 本社の名称・住所を記載します。事業所単位ではないので注意！ |
| 3. 外国人数 | 期間中に在籍した延べ人数を記載（1号・2号別） 。 |
| 4. 労働条件等 | 平均の実労働日数、給与額、控除額などを計算して記載 。 |
| 5. 支援実施状況 | 登録支援機関に全部委託しているか、自社支援かを選択 。 |
Google スプレッドシートにエクスポート
3. つまずきやすい「労働条件」の計算と記載例
ここが一番の難所です。計算ミスや四捨五入のルール間違いが多い項目です。
① 基本は「月平均」で算出
対象期間中の各月のデータを合計し、月数で割ります。
- 四捨五入： 労働日数、時間、給与額などは小数点第1位を四捨五入して整数で記載します 。
- 月の途中での採用・退職： その月は平均の計算に含めません 。
② 超過労働給与（残業代）の注意点
よくある間違いとして、残業代の「割増分（0.25）」だけを書いてしまうケースがあります。**「全額（1.25相当）」**を記載してください 。
③ 昇給率の記載（2年以上継続の場合のみ）
同一の在留資格で2年以上継続して雇用している外国人がいる場合のみ記載します 。
- 四捨五入： 昇給率だけは、小数点第2位を四捨五入し、小数点第1位まで記載します 。
- 記載例： 5%アップなら「5.0%」と記載します。「105%」や「0.05%」と書かないよう注意しましょう 。
4. よくある不備チェックリスト
提出前に、以下のポイントを必ず再確認してください。
- [ ] 本社の情報か？：事業所名ではなく、法人登記上の名称・住所になっているか 。
- [ ] 1号から2号への変更：期間中に2号へ変更した場合、人数は「2号」にカウントし、労働条件は「2号になって以降」の分を記載しているか 。
- [ ] 登録支援機関の署名：全部委託している場合、登録支援機関の署名が入った「別紙2」を添付しているか 。
- [ ] 別紙1の添付：届出書本体（3-6号）だけでなく、詳細を記した「別紙1」もセットで提出しているか 。
まとめ
定期届出は、特定技能制度の適正な運用を確認するための大切な手続きです。特に給与や労働時間の算出は、後からの修正が大変ですので、毎月の賃金台帳を正確に管理しておくことが近道です。
「電子届出システム」を活用すれば、次年度以降の入力もスムーズになります。早めに準備を始めましょう！
※より詳細な記載例や様式は、出入国在留管理庁の公式サイトにある「定期届出作成要領」を必ず参照してください 。
出入国管理庁 定期届出作成要領👇
